Privacyverklaring

Versie: oktober 2026

Holistic Swan hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring legt Holistic Swan uit welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom dit gebeurt, met wie gegevens eventueel worden gedeeld, hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten u heeft. Deze verklaring geldt naast de behandelovereenkomst en de Algemene Voorwaarden van Holistic Swan.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Verwerkingsverantwoordelijke is Holistic Swan, praktijk voor lichaamsgerichte therapie, mindfulness en massagetherapie, van Olav Swaan.

Adres: Domselaerstraat 92, Amsterdam
Website: www.holisticswan.nl
Telefoon: 06-28175285
E-mail: [email protected]
KvK: 65204972

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van uw contact met Holistic Swan kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres;
geboortedatum en, wanneer noodzakelijk, andere identificerende gegevens;
informatie die u verstrekt tijdens de intake, behandeling of evaluatie;
gezondheidsgegevens en andere gegevens die relevant zijn voor een goede en veilige behandeling;
informatie over relevante medicatie, eerdere of gelijktijdige behandelingen, voor zover u deze verstrekt en deze relevant is;
afspraken, correspondentie en praktische communicatie met u;
factuur-, betaal- en administratieve gegevens;
gegevens die u zelf via de website of een contactformulier verstrekt.

Bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat en dit noodzakelijk is voor de behandeling, administratie of een andere rechtmatige verwerking.

3. Waarvoor gebruikt Holistic Swan uw gegevens?

het uitvoeren en evalueren van de behandeling;
het bijhouden van een cliëntendossier wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is;
het maken en beheren van afspraken;
het onderhouden van contact over de behandeling en praktische zaken;
het opstellen en verwerken van facturen en de financiële administratie;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
het waarborgen en verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening;
geanonimiseerde bespreking van casuïstiek in het kader van intervisie, supervisie of professionele toetsing.

4. Op welke grondslag verwerkt Holistic Swan uw gegevens?

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een of meer grondslagen uit de AVG, afhankelijk van het doel van de verwerking. Dit kan onder meer zijn: het uitvoeren van de behandelovereenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang van Holistic Swan of uw toestemming wanneer die voor een specifieke verwerking vereist is.

Voor gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens gelden aanvullende wettelijke voorwaarden. Holistic Swan verwerkt deze gegevens alleen voor zover dat noodzakelijk en rechtmatig is.

5. Het cliëntendossier en beroepsgeheim

Voor een goede en zorgvuldige behandeling kan een cliëntendossier worden bijgehouden. Hierin kunnen gegevens over uw hulpvraag, achtergrond, gezondheid, relevante voorgeschiedenis, interventies, observaties en voortgang worden opgenomen.

De therapeut is gebonden aan een geheimhoudingsplicht en behandelt uw gegevens vertrouwelijk. Informatie wordt niet zonder geldige grondslag met derden gedeeld. Wanneer toestemming vereist is, wordt deze vooraf aan u gevraagd.

Het cliëntendossier wordt, voor zover de WGBO van toepassing is, in beginsel 20 jaar bewaard vanaf de laatste wijziging in het dossier, tenzij een andere wettelijke bewaartermijn of een wettelijke uitzondering van toepassing is.

6. Verstrekking aan andere zorgverleners

Wanneer het voor uw behandeling wenselijk is informatie uit te wisselen met bijvoorbeeld uw huisarts, psycholoog of andere behandelaar, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Waar toestemming vereist is, wordt vooraf uw toestemming gevraagd.

Ook wanneer een waarnemend therapeut tijdens afwezigheid van de behandelaar toegang tot relevante gegevens nodig heeft voor de continuïteit van de behandeling, wordt dit beperkt tot wat noodzakelijk is.

7. Intervisie, supervisie en kwaliteitsdoeleinden

De therapeut kan in het kader van professionele ontwikkeling, intervisie, supervisie of kwaliteitsbevordering casuïstiek bespreken. Daarbij wordt de informatie zo gebruikt dat de cliënt niet rechtstreeks herkenbaar is. Persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor het doel worden niet gedeeld.

8. Derde partijen en verwerkers

Voor de praktijkvoering maakt Holistic Swan gebruik van externe dienstverleners. Met partijen die persoonsgegevens namens Holistic Swan verwerken, sluit Holistic Swan een verwerkersovereenkomst en maakt zij afspraken over vertrouwelijkheid en beveiliging.

Holistic Swan maakt gebruik van:

online: webhosting en e-mail
MijnDiad: praktijkadministratie, facturatie, boekhouding, agenda en online afspraken
Zoom: online sessies. Zoom is een Amerikaans bedrijf, waardoor gegevens buiten de Europese Economische Ruimte kunnen worden verwerkt. Zoom is aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework en hanteert standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Mollie verwerkt online betalingen als u via de link in de factuur van Holistic Swan betaalt. Uw betaalgegevens worden daarvoor aan Mollie doorgegeven. Mollie is zelf verantwoordelijk voor de verwerking van deze gegevens. Meer informatie vindt u in de privacyverklaring van Mollie.

Holistic Swan verkoopt uw persoonsgegevens niet en verstrekt ze niet aan derden voor commerciële doeleinden. Gegevens worden alleen met anderen gedeeld als dat nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening of als de wet dat vereist.

Als Holistic Swan van leverancier wisselt, wordt deze verklaring aangepast.

9. E-mail, telefoon en digitale communicatie

Holistic Swan kan e-mail en telefoon gebruiken voor het maken van afspraken en andere praktische communicatie. Holistic Swan verzoekt u om via gewone e-mail of andere niet specifiek beveiligde communicatiekanalen geen uitgebreide medische of andere zeer gevoelige informatie te versturen.

Wanneer u zelf persoonsgegevens via e-mail, een contactformulier of een ander communicatiekanaal verstrekt, worden deze gegevens alleen gebruikt voor zover noodzakelijk voor het contact, de behandeling of de afhandeling van uw verzoek.

10. Website en cookies

De website van Holistic Swan kan technische en functionele cookies gebruiken die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website. Voor eventuele analytische, marketing- of andere niet-noodzakelijke cookies wordt gehandeld overeenkomstig de daarvoor geldende wettelijke regels.

De precieze cookies, analytische diensten en andere technologieën die op www.holisticswan.nl worden gebruikt, kunnen veranderen. De actuele informatie hierover wordt via de website beschikbaar gesteld.

11. Beveiliging

Holistic Swan neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ander onrechtmatig gebruik. Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden en daartoe bevoegd zijn.

12. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn voorschrijft.

Cliëntendossier: in beginsel 20 jaar vanaf de laatste wijziging, wanneer de WGBO van toepassing is.
Financiële administratie: volgens de daarvoor geldende wettelijke fiscale bewaartermijnen.
Overige communicatie- en contactgegevens: zolang dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, rekening houdend met eventuele wettelijke verplichtingen.

13. Uw privacyrechten

U heeft, voor zover de AVG en andere toepasselijke wetgeving dit toestaan, onder meer de volgende rechten:

het recht op inzage in uw persoonsgegevens;
het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen;
het recht om in bepaalde situaties om verwijdering van persoonsgegevens te verzoeken;
het recht om in bepaalde situaties de verwerking te laten beperken;
het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
het recht om toestemming in te trekken wanneer een verwerking op uw toestemming is gebaseerd.

Een verzoek kan schriftelijk of per e-mail worden ingediend via de contactgegevens van Holistic Swan. Om uw gegevens te beschermen kan worden gevraagd om uw identiteit voldoende aan te tonen voordat het verzoek wordt uitgevoerd.

Niet ieder verzoek kan altijd worden uitgevoerd. Zo kunnen wettelijke bewaarplichten of andere wettelijke verplichtingen betekenen dat gegevens niet direct kunnen worden verwijderd.

14. Klachten over de verwerking van persoonsgegevens

Wanneer u vragen of klachten heeft over de manier waarop Holistic Swan met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u eerst contact opnemen met Holistic Swan. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Privacy op de factuur

Op een factuur worden alleen de gegevens opgenomen die noodzakelijk zijn voor de financiële administratie en, wanneer van toepassing, voor een eventuele declaratie bij een zorgverzekeraar. Afhankelijk van de toepasselijke eisen kan dit onder meer uw naam, adres, geboortedatum, behandeldatum, een omschrijving van de behandeling en het bedrag betreffen.

De exacte inhoud van een factuur kan afhankelijk zijn van de aard van de dienstverlening en de geldende administratieve of verzekeringsvereisten.

16. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Holistic Swan kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer wet- en regelgeving, de praktijkvoering of de gebruikte systemen wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op www.holisticswan.nl. De versie die online staat, vermeldt de datum van de laatste wijziging

17. Contact

Holistic Swan
Domselaerstraat 92
Amsterdam
Telefoon: 06-28175285
E-mail: [email protected]
Website: www.holisticswan.nl
KvK: 65204972